Administrative Assistant II

• Evidentiranje sve ulazne dokumentacije sa matičnim žigom (upis svih dokumenata u službenu delovodnu knjigu), kao i distribucija. (Svi ugovori, fakture, kazne, obaveštenja).
• Koordinacija između svih sektora i osiguranje da je relevantna dokumentacija spremna za obradu i da je dokumentacija stigla u pravo odeljenje. Pečatiranje dokumentacije, priprema dokumenata za potpisivanje. Voditi računa da svaki dokument bude uredno potpisan, pečatiran i upisan u službenu knjigu preduzeća.
• Praćenje i provera svih pristiglih faktura. Nakon upisa faktura u matičnu knjigu, fakture se evidentiraju u knjigu ulaznih faktura. Striktno uskladjivanje aktivnosti prema rokovima za plaćanje. Traženje odobrenja plaćanja. Dostavljanje faktura odeljenju za finansije na dalju obradu i isplatu.
• Administracija indirektnih naloga za kupovinu. Unakrsna provera tačnosti svih elemenata narudžbenice i komunikacije sa prodavcima o mogućim ažuriranjima i promenama.
• Slanje porudžbine na odobrenje, za indirektnu kupovinu, relevantnim zainteresovanim stranama i praćenje odobrenih porudžbina
• Provera svih ulaznih faktura za indirektnu kupovinu
• Kompletiranje kompleta faktura za Odeljenje finansija
• E-fakture

Zaposleni je odgovoran za postovanje procedura o poverljivosti informacija koje se odnose na:

• Podatke o zaradama i ostalim primanjima
• Podatke o cenama, strategiji, budzetu, procedurama, troskovima u kompaniji
• Zaposleni je odgovoran za postovanje svih procedura Valvoline Global Operations/EEE
• Ovo se odnosi na sve zatecene procedure u trenutku zaposlenja, kao i na sve izmene/promene u procedurama koje mogu nastati zbog potreba poslovanja ili  izmene zakonskih propisa.